تعد كتابة التقارير مهارة مهمة في الكثير من الوظائف. تعد معرفة كيفية كتابة تقرير فعال مهارة مفيدة يمكن أن تجعلك إضافة قيمة إلى عمل.
في هذه المقالة ، نناقش ماهية التقرير وكيف يتم استخدامه في العمل والخطوات التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير ناجح.
ما هو التقرير؟
التقرير هو مستند يعرض نتائج تحقيق أو مشروع أو مبادرة. يمكن أن يكون أيضًا تحليلًا متعمقًا لموضوع معين أو مجموعة بيانات. الغرض من التقرير هو الإعلام والتثقيف وتقديم الخيارات والتوصيات للعمل. تتكون التقارير عادة من عدة عناصر رئيسية ، بما في ذلك:
- ملخص مفصل للأحداث أو الأنشطة
- التحليل
- تقييم الحقائق والبيانات
- التوقعات لما قد يحدث نتيجة لحدث ما
- توصية لطريقة العمل
- الخلاصة
تتضمن العديد من المهن كتابة التقارير كمهمة أساسية. يجب على الأطباء كتابة التقارير الطبية التي تقدم تحليلاتهم لبعض المرضى أو الحالات. يكتب ضباط الشرطة التقارير التي تحدد تفاصيل الاستجوابات. يكتب مديرو المشاريع تقارير منتظمة تبقي المشرفين على اطلاع دائم بكيفية تطور مشروع معين. يجب أن تكون جميع هذه التقارير مكتوبة جيدًا ودقيقة وفعالة.
كيف تكتب التقرير
إن معرفة كيفية كتابة تقرير ناجح يمكن أن يجعلك أحد الاشخاص المهمين في مكان عملك الحالي أو مرشحًا جذابًا لأصحاب العمل الجدد. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير:
تحديد الاختصاصات
تتضمن العديد من التقارير الرسمية قسمًا يفصل “اختصاصات” المستند. تشمل هذه الشروط:
- التقرير عن ماذا
- لماذا هو ضروري
- متى كُتِب
- الغرض منه
يساعد وضع هذه المصطلحات كلاً من الكاتب والقارئ على فهم سبب أهمية التقرير والهدف منه. عادة ما يتم شرح الاحكام والمراجع في الفقرة الأولى حتى يتمكن القارئ من تحديد مدى علاقته دون الحاجة إلى قراءة الوثيقة بأكملها. سيساعدك تحديد شروط محددة في وقت مبكر على إنشاء مخطط التقرير وإبقاء مناقشاتك على المسار الصحيح طوال عملية الكتابة.
إجراء البحث الخاص بك
ستتطلب منك معظم التقارير جمع مخزن من البيانات التي تتعلق مباشرة بموضوعك. قد يكون لديك بالفعل وصول إلى هذه المعلومات ، على سبيل المثال ، إذا كنت طبيبًا لديه نسخ من المخططات الطبية للمريض. ومع ذلك ، إذا تم تكليفك بتحليل مشكلة أو التحقيق في حدث ما ، فمن المحتمل أن تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في طلب البيانات والعثور عليها وتنظيمها.
يعد تحليل البيانات وتنسيقها بطريقة يفهمها القراء جزءًا مهمًا من كتابة التقرير. قد تحتاج إلى إنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول زمنية تجعل معلوماتك الأولية أسهل في الفهم. ستحتاج أيضًا إلى الاستشهاد بمصادرك بعناية وتتبع مكان وكيفية العثور على بياناتك لتقديمها بشكل احترافي.
اكتب العناوين
الخطوة التالية هي بناء مخطط التقرير الخاص بك. عادةً ماتكون كقائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي لجميع الأقسام المختلفة في المستند. قد يبدو تقريرك مشابهًا لما يلي:
- صفحة عنوان الكتاب
- جدول المحتويات
- مقدمة
- الاحكام
- ملخص الإجراء
- نتائج البحث
- التحليلات
- استنتاج
- المراجع
يعتمد ترتيب هذه الأقسام – وما إذا كنت قد قررت تضمينها جميعًا – على نوع التقرير المحدد ، ومدة التقرير ، ومدى احتياجه . أهم شيء يجب فعله عند كتابة مخططك هو تضمين جميع الأقسام الضرورية وإزالة أي شيء لا يساهم بشكل مباشر في التقرير.
اكتب المسودة الأولى
تعد كتابة المسودة الأولى من أهم مراحل تكوين تقرير ناجح. الغرض من المسودة الأولى ليس كتابة مستند مثالي ، ولكن بالأحرى إخراج جميع العناصر الرئيسية لمعلوماتك من رأسك إلى الصفحة. سيكون لديك الوقت للإضافة والتعديل ، لذا فإن هدفك الأساسي هو فقط تنظيم بياناتك وتحليلك في مسودة تقريبية ستصبح في النهاية منتجًا نهائيًا.
أثناء كتابة المسودة الأولى ، ستجد على الأرجح ثغرات في بياناتك أو ثغرات في تحليلك. قم بتدوين ذلك ، لكن لا تحاول معالجة كل شيء أثناء الكتابة. بدلاً من ذلك ، قم بإنهاء المسودة.
تحليل البيانات وتسجيل النتائج
يركز كل تقرير على قسم “النتائج” أو الجزء الذي تقدم فيه تحليلك للبيانات. بالنسبة للمحاسب ، يمكن أن تتضمن النتائج تحليلاً لسبب انخفاض سهم الشركة خلال الربع السابق. بالنسبة لعالم البيئة ، يمكن أن يتضمن ملخصًا لتجربة على البلاستيك القابل للتحلل الحيوي وكيف يمكن أن تؤثر النتائج على طرق إدارة النفايات.
يجب أن يوفر قسم النتائج في تقريرك دائمًا معلومات قيمة تتعلق بالموضوع الذي تتناوله ، حتى لو كانت النتائج أقل من مثالية. إذا استنتجت أن البيانات غير كافية أو أن طريقة البحث غير مناسبة ، فستحتاج إلى شرح ذلك بشكل احترافي ودقيق.
التوصيات
الجزء الأخير من نص التقرير الخاص بك هو توصياتك. بعد فحص البيانات وتحليل أي نتائج ، فأنت مؤهل لتقديم فكرة عن الإجراءات التي يجب اتخاذها استجابةً لنتائجك. على سبيل المثال ، بعد مراجعة عدد ساعات العمل الإضافي التي عمل بها فريقهم ، قد يوصي مدير المشروع بإضافة موظف إضافي إلى الفريق. قد يوصي الجراح المستشفى بإدخال طرق تعقيم جديدة في غرفة العمليات بعد ملاحظة زيادة في العدوى التي يمكن الوقاية منها في الأشهر الستة السابقة.
إذا قدمت بياناتك جيدًا وأظهرت خبرتك ، فمن المرجح أن يثق القارئ في حكمك.
التحرير والتوزيع
المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير هي تحريره بدقة وتوزيعه على جمهورك. ستحتاج إلى التعديل بحثًا عن الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية والأخطاء الكتابية. ستحتاج أيضًا إلى إعادة التحقق من بياناتك ، والتأكد من صحة الاستشهادات الخاصة بك وقراءتها في المستند بأكمله للتأكد من أنه يقدم سردًا محكماً. إذا كان التقرير سيقرأه جمهور عريض ، فقد تقرر أن تطلب من شخص آخر تدقيقه أو إبداء رأيه في سهولة قراءة المحتوى.
يمكن أن يتخذ توزيع التقرير أشكالًا مختلفة اعتمادًا على مهنتك الخاصة. يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني إلى مشرفك ، أو تقديمه شفهيًا أثناء اجتماع فريق العمل أو نشره في مجلة مهنية. بغض النظر عن كيفية قراءتها أو مكانها ، يتمثل هدفك دائمًا في إنشاء مستند موجز وغني بالمعلومات وفعال من شأنه أن يساهم في زيادة الإنتاجية في مكان عملك.
نصائح لكتابة التقارير الناجحة
فيما يلي بعض الاقتراحات النهائية لإرشادك عند كتابة التقارير:
- اعرف جمهورك. قبل أن تبدأ في الكتابة ، تأكد من فهمك لمن هو التقرير ولماذا يحتاجون إلى المعلومات وما الذي تريدهم أن يفعلوه بعد قراءته. ستساعدك معرفة جمهورك على توجيه أسلوبك والتأكد من توصيل معلوماتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
- قم بالتدقيق اللغوي بعناية. لا شيء يفسد تقرير الجودة مثل الخطأ المطبعي. قبل إرسال أو تقديم تقريرك ، تأكد من تدقيقه بعناية بحثًا عن أي أخطاء.
- كن منفتحًا على التعليقات. اعتمادًا على المسمى الوظيفي الخاص بك ، قد تتلقى انتقادات أو تعليقات على تقاريرك. حاول أن تظل متقبلًا ومنفتحًا للنقد. إذا كنت على استعداد لتلقي التعليقات وتنفيذ اقتراحات رؤسائك ، فمن المحتمل أن تتحسن كتابتك نتيجة لذلك.
- استخدام وقتك بحكمة. يمكن أن تستغرق كتابة تقرير الجودة في أي مكان من بضع ساعات إلى عدة أسابيع. قبل أن تبدأ ، تأكد من تخصيص وقتك وتحديد جدول منتظم للكتابة. قد تحتاج أيضًا إلى تحديد أهداف كل ساعة أو يومية لضمان استمرار تقدمك في المسار الصحيح. اقرآ ايضاً: 5 خطوات لإدارة الوقت